Conservazione documentale a norma di legge.
Fatture, registri, contratti e documenti fiscali conservati digitalmente con pieno valore legale, tramite un conservatore qualificato iscritto al Marketplace AgID. Noi ne curiamo attivazione, configurazione e assistenza.
Un documento digitale, da solo, non basta.
Salvare un PDF su un server o su un disco esterno non è conservazione a norma. Perché un documento informatico mantenga valore legale nel tempo servono requisiti precisi previsti dal Codice dell’Amministrazione Digitale: integrità, autenticità, leggibilità e reperibilità garantite per tutta la durata dell’obbligo. È quella che per anni si è chiamata conservazione sostitutiva, oggi più correttamente conservazione digitale a norma.
Valore legale nel tempo
La conservazione a norma garantisce che il documento sia opponibile a terzi e valido davanti a un controllo anche a distanza di anni.
Dieci anni di obbligo
Fatture, libri contabili e documenti fiscali vanno conservati per i dieci anni previsti, in un formato che resti leggibile e verificabile.
Conservatore qualificato
Namirial è iscritta come Conservatore qualificato nel Marketplace AgID: la responsabilità tecnica del processo è in capo a un soggetto riconosciuto.
Ritrovare, non solo archiviare
Un archivio che non si riesce a interrogare è inutile quando arriva una verifica. Qui la ricerca fulltext e i fascicoli servono esattamente a questo.
Due livelli, secondo quanto ti serve.
Namirial offre due strade. La differenza non è la qualità della conservazione, che è la stessa: è quanto vuoi che il sistema faccia oltre a conservare. Valutiamo insieme quale ha senso per la tua realtà.
Namirial Archive — la conservazione
Il servizio cloud dedicato ad archiviazione e conservazione normativa. È la scelta di chi ha già i propri gestionali e vuole aggiungere il tassello mancante della conservazione.
Cosa include: ricerca fulltext nei documenti, organizzazione in fascicoli per categoria, mese, anno o cliente, gestione multi-aziendale da un’unica interfaccia, utenti illimitati con permessi granulari, audit trail delle attività, consultazione anche da mobile.
LegalSolutionDOC® — l’hub documentale
Una piattaforma più ampia che alla conservazione affianca la gestione del ciclo documentale. È la scelta di chi vuole un unico ambiente per documenti fiscali e legali.
Cosa aggiunge: fatturazione elettronica verso PA, aziende ed Europa, il Nodo Smistamento Ordini (NSO) per la sanità, il modulo SafeDox per i documenti con dati sensibili protetti da crittografia, e API e SDK per integrare tutto nei sistemi esistenti.
Entrambe sono conformi al GDPR e si appoggiano allo stesso processo di conservazione qualificato. Se non sai quale ti serve, è esattamente il tipo di scelta su cui ti aiutiamo prima di farti firmare qualcosa.
Se produci documenti fiscali, ti riguarda.
L’obbligo di conservazione non dipende dalla dimensione dell’azienda ma dal tipo di documento. Ecco i casi che incontriamo più spesso.
Chi emette fatture elettroniche
Le fatture elettroniche vanno conservate a norma: il solo passaggio dallo SdI non assolve l’obbligo.
Chi tiene registri obbligatori
Libri contabili e registri digitali richiedono la stessa conservazione dei documenti fiscali.
Chi gestisce rifiuti speciali
Registri di carico e scarico e formulari digitali vanno conservati correttamente. Vedi il paragrafo dedicato qui sotto.
Chi tratta dati sensibili
Studi medici, professionisti e realtà sanitarie, per cui esiste il modulo dedicato con crittografia.
Chi lavora con la PA
Fornitori della Pubblica Amministrazione, con fatturazione elettronica e NSO.
Chi ha più sedi o società
Gruppi e realtà multi-azienda che vogliono un archivio unico governato centralmente.
Due cose diverse, che devono stare insieme.
È un punto su cui vogliamo essere espliciti, perché genera equivoci che costano cari.
Cosa fa EasyWaste
EasyWaste, il nostro software per la gestione rifiuti, tiene i registri di carico e scarico, genera i formulari e trasmette i dati al RENTRI nei tempi previsti.
Cosa non fa
La conservazione a norma dei documenti prodotti è un servizio distinto e non è compresa nell’abbonamento EasyWaste. Sono due contratti diversi.
Perché serve comunque
L’obbligo di conservare correttamente quei documenti resta, indipendentemente dal software con cui li produci. Non è opzionale per la legge, è opzionale come fornitore.
Le tue due strade
Se hai già un servizio di conservazione a norma, si continua a usare quello. Se non ce l’hai, o non sei sicuro di averlo, possiamo attivarlo noi insieme a EasyWaste.
La domanda che facciamo sempre ai clienti EasyWaste è semplice: i tuoi registri e formulari, oggi, dove vengono conservati a norma? Se la risposta non arriva subito, vale la pena verificarlo prima di un controllo.
Partner Namirial, referente unico.
La conservazione la garantisce Namirial come conservatore qualificato. Noi siamo il partner che te la fa funzionare: scelta della soluzione, attivazione, integrazione con i tuoi gestionali e assistenza nel tempo, con un unico interlocutore invece di un servizio clienti generico.
Analisi preliminare
Vediamo quali documenti produci davvero e quali hanno obbligo di conservazione, prima di dimensionare il servizio.
Attivazione e configurazione
Ci occupiamo dell’attivazione e dell’impostazione di fascicoli, utenti e permessi secondo la tua organizzazione.
Integrazione con i gestionali
Colleghiamo la conservazione ai sistemi che già usi, EasyWaste compreso, tramite le API disponibili.
Formazione di chi ci lavora
Chi archivia e chi cerca i documenti deve saperlo fare senza chiamarci ogni volta.
Assistenza continuativa
Restiamo il riferimento per dubbi, verifiche e richieste di esibizione documenti.
Nessuna forzatura
Se hai già una conservazione adeguata te lo diciamo, invece di venderti un doppione.
Conservazione a norma: le domande più comuni.
Salvare i PDF su un server è conservazione a norma?
No, ed è l’equivoco più diffuso. Un file su un disco o su un server resta un file: perché un documento informatico mantenga valore legale nel tempo servono i requisiti previsti dal Codice dell’Amministrazione Digitale, cioè integrità, autenticità, leggibilità e reperibilità garantite per tutta la durata dell’obbligo.
Per quanto tempo vanno conservati i documenti?
Fatture, libri contabili e documenti fiscali vanno conservati per i dieci anni previsti, in un formato che resti leggibile e verificabile per tutto quel periodo. Dieci anni sono tanti: è il motivo per cui il formato e il processo contano quanto il contenuto.
Chi è il conservatore e di che cosa risponde?
Il conservatore è Namirial, iscritta come Conservatore qualificato nel Marketplace AgID: la responsabilità tecnica del processo è quindi in capo a un soggetto riconosciuto. Noi ne curiamo attivazione, configurazione e assistenza.
Abbiamo già la fatturazione elettronica: la conservazione è compresa?
Non necessariamente, e conviene verificarlo invece di darlo per scontato. Trasmettere un documento e conservarlo a norma sono due adempimenti diversi, e capita spesso di scoprire di essere coperti solo sul primo. Guardiamo insieme che cosa prevede davvero il servizio che state già usando.
Che differenza c’è fra le due soluzioni?
Non la qualità della conservazione, che è la stessa: la differenza sta in quanto volete che il sistema faccia oltre a conservare. Chi ha già i propri gestionali di solito aggiunge solo il tassello mancante, chi parte da zero preferisce una soluzione che gestisca anche il resto.
Gli adempimenti descritti in questa pagina sono previsti dalla normativa italiana e riguardano chi opera in Italia, anche quando la società ha sede all’estero. Questa pagina ha scopo informativo e non costituisce consulenza legale: la posizione della singola azienda va valutata con un professionista della materia.
Sai dove finiscono i tuoi documenti?
Verifichiamo insieme quali documenti hai l’obbligo di conservare e se oggi sei davvero coperto. Se lo sei già, te lo confermiamo e finisce lì.